En lo que se refiere a logística y gestión de inventarios, las zonas de preparación de pedidos son un componente determinante para la exactitud en el cumplimiento de las órdenes de compra.
Índice
Acá se recogen, empaquetan y preparan los productos para su envío a los clientes, pasando por una serie de etapas y métodos que conocerás en detalle a continuación, junto con los sistemas que optimizan su funcionamiento.
¿Qué son las zonas de preparación de pedidos?
Las zonas de preparación de pedidos son áreas designadas dentro de un almacén o centro de distribución donde se lleva a cabo el proceso de picking, packing y envío de productos, y están organizadas para maximizar la eficiencia y minimizar los errores para que los pedidos de los clientes se completen sin mayores complicaciones.
Las zonas pueden variar en tamaño y complejidad dependiendo del tipo de productos manejados, el volumen de pedidos y la infraestructura del almacén. En un entorno bien organizado, están estratégicamente ubicadas para facilitar el acceso rápido a los productos y optimizar el flujo de trabajo.
En la Ciudad de México, las zonas de preparación de pedidos se pueden encontrar en diversos centros de distribución (CEDIS) y bodegas; áreas diseñadas específicamente para alistar las órdenes de entrega, organizando los productos para su envío, y suelen incluir estanterías selectivas y sistemas de almacenamiento eficientes. Ejemplos destacados incluyen el centro logístico de DECASA y otros casos prácticos desarrollados por empresas como Mecalux.
Etapas en la preparación de pedidos
La preparación de pedidos generalmente se divide en varias etapas que incluyen el picking, packing y envío. A continuación, describimos cada una de estas etapas:
Picking
El picking, o selección de productos, es la recopilación de los artículos específicos que conforman un pedido, y puede representar hasta el 60% del costo operativo total del almacén debido a su naturaleza laboriosa y el tiempo que consume.
Existen diversos métodos de picking que son utilizados dependiendo del tamaño del almacén, la variedad de productos y el volumen de pedidos.
Entre los más comunes se encuentran el picking por zona, donde el almacén se divide en áreas y cada operario es responsable de recoger productos solo en su zona asignada; el picking por ola, que agrupa varios pedidos y los procesa en oleadas para optimizar el recorrido de los operarios; y el picking por artículo, donde los operarios recogen todos los artículos de un tipo específico a la vez, y luego se agrupan para formar pedidos individuales.
Packing
El packing, o empaquetado, sigue al picking, y durante esta fase, los productos seleccionados se agrupan, revisan y embalan adecuadamente para su envío. El objetivo es que los productos lleguen a los clientes en perfectas condiciones, sin daños y con la presentación adecuada.
La elección correcta del material de embalaje garantiza la protección de los productos y minimiza costos, pero se deben considerar aspectos como el tamaño y peso del paquete, ya que influirán en los costos de envío y la eficiencia en el almacenamiento y manejo.
Cada paquete se etiqueta correctamente con la información del destinatario, el contenido y cualquier instrucción especial de manejo, etapa que sirve para aplicar la trazabilidad y facilitar la entrega eficiente y precisa de los pedidos.
Envío
El envío es la etapa final en la preparación de pedidos, donde los productos ya empaquetados se entregan a los clientes, y comienza con la selección del método de transporte más adecuado, que puede ser terrestre, aéreo o marítimo, dependiendo de factores como la urgencia del pedido, el destino y el costo.
Una vez seleccionado el método de transporte, se procede a la organización y carga, gestionando los documentos necesarios para el envío, como las guías de remisión, facturas y cualquier otro papel requerido por las autoridades o el transportista.
Se utilizan sistemas de seguimiento para monitorizar la ubicación y el estado de los pedidos en tiempo real, y al llegar al destino, se realiza la entrega al cliente, que puede ser directa o a través de un punto de recogida.
Métodos de preparación de pedidos
Existen varios métodos de preparación de pedidos que las empresas pueden implementar en función de sus necesidades y la naturaleza de sus operaciones. Algunos de los métodos más comunes incluyen:
1. Picking por lista
En este método, los trabajadores reciben una lista de artículos para un pedido específico y recorren el almacén para recoger cada artículo. Es un método sencillo y adecuado para almacenes con volúmenes de pedidos bajos o medianos, pero puede no ser eficiente para operaciones de gran escala.
2. Picking por zona
Acá se divide el almacén en diferentes zonas, cada una gestionada por un equipo de trabajadores. Cada equipo es responsable de recoger los productos de su zona correspondiente y luego los pedidos parciales se consolidan para el packing y envío. Es un método que reduce el tiempo de desplazamiento de los trabajadores.
3. Picking por oleadas
El picking por oleadas agrupa múltiples pedidos en lotes u oleadas que se recogen simultáneamente, lo que resulta muy útil en almacenes de gran tamaño y con altos volúmenes de pedidos. Permite una mejor organización del trabajo y puede reducir el tiempo de preparación de pedidos.
4. Picking por producto
Acá los trabajadores del almacén se especializan en recoger un tipo específico de producto en lugar de completar pedidos individuales. Los productos recogidos se llevan a una estación central donde se ensamblan los pedidos completos. Este método puede aumentar la velocidad de picking y reducir los errores.
Sistemas para optimizar la preparación de pedidos
La tecnología juega un papel crucial en la optimización de las zonas de preparación de pedidos. A continuación, se describen algunos de los sistemas y herramientas más efectivos:
Sistemas de gestión de almacenes (WMS)
Los Sistemas de Gestión de Almacenes proporcionan una plataforma integral para la administración y el control de las operaciones del almacén, incluyendo la recepción, almacenamiento, picking, packing y envío de productos.
Con un WMS se tiene una visibilidad en tiempo real del inventario, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la planificación eficiente de recursos. A través de algoritmos avanzados y automatización, los WMS optimizan las rutas de picking, minimizando el tiempo y los desplazamientos necesarios para recoger los productos.
Tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID)
La Tecnología de Identificación por Radiofrecuencia (RFID) utiliza etiquetas con microchips y antenas que emiten señales de radio, permitiendo la identificación y seguimiento de productos de manera automática y sin contacto físico.
Las etiquetas RFID pueden ser escaneadas en masa, lo que agiliza significativamente el proceso de inventario y picking en comparación con los códigos de barras tradicionales.
Una de las principales ventajas del RFID es su capacidad para proporcionar una visibilidad en tiempo real del inventario para que los operarios de almacén localicen rápidamente los productos, reducir el tiempo de búsqueda y mejorar la precisión del picking.
Sistemas de picking por voz
Los sistemas de picking por voz son una innovadora herramienta que utiliza tecnología de reconocimiento y síntesis de voz para guiar a los operarios a través del proceso de picking, haciendo que mantengan las manos y los ojos libres para manipular los productos, lo que aumenta la seguridad en el trabajo.
En un sistema de picking por voz, los operarios llevan auriculares con micrófono y un dispositivo portátil que se conecta al sistema de gestión de almacenes, el sistema proporciona instrucciones verbales, indicando la ubicación exacta de los productos y la cantidad que se debe recoger.
Una de las principales ventajas del picking por voz es la mejora en la productividad al eliminar la necesidad de consultar listas impresas o dispositivos de escaneo manual, así los operarios pueden moverse más rápidamente y con mayor precisión.
Robots y automatización
Los sistemas de robots y automatización están reduciendo el margen de error al desplazarse por el almacén siguiendo rutas óptimas para recoger y transportar productos hasta las estaciones de empaque.
Los robots están equipados con sensores y software de inteligencia artificial que les permiten navegar de manera segura y precisa, evitando obstáculos y colaborando con los operarios humanos.
La automatización también incluye sistemas de almacenamiento y recuperación automatizados (AS/RS), que utilizan grúas y transelevadores para almacenar y recuperar productos de estanterías altas con una precisión milimétrica.
Estos sistemas son ideales para manejar grandes volúmenes de mercancía en espacios limitados, optimizando el uso del espacio y acelerando el proceso de preparación de pedidos.
